國文院發(fā)〔2016〕65 號

為有效規(guī)范 醫(yī)院院級、 醫(yī)院 各 管理委員會、 醫(yī)院職能部門下發(fā)的各項制度規(guī)程，加強醫(yī)院文件管理，嚴格文件發(fā)行、更新程序，實現醫(yī)院文件管理制度化，特制定本規(guī)定。

一、 范圍

凡屬全院的 制度、 規(guī)定、 辦法、 章程、 方案 、通知及 通告等文件均適用。

（一）文件與數據的擬訂、審核、頒布的部門或科室規(guī)定如下：

（二）為有效管理醫(yī)院文件，上述三類文件統(tǒng)一由 院長辦公室進行文件形式審核，文件核準后應以紙質及電子形式在院長辦公室存檔、備查。

（三）正文內容要求職能部門下發(fā)文件不得抵觸院級文件及委員會文件、要求委員會文件不得抵觸院級文件；同級文件內容如相互抵觸，應由后提出文件審核的科室負責協調，并報請分管院長裁定。

（四）科室內部文件的格式編排由各科室自行管理，科室應針對正文內容制定審核流程，需有相關職能部門進行審批；正文字體大小應參照本規(guī)定要求制定。

二、 文件定義及格式要求

（一）發(fā)文單位：應寫全稱或規(guī)范性簡稱。

（二）發(fā)文字號：應包括發(fā)文單位、年份、編號：

1. 黨委發(fā)文：國文黨發(fā)〔〕號

2. 行政發(fā)文：國文院發(fā)〔〕號

3. 黨委及醫(yī)院共同發(fā)文：黨政聯發(fā)〔〕號

4. 委員會發(fā)文：【委員會規(guī)范性簡稱】發(fā)〔〕號

5. 職能科室發(fā)文：【職能科室簡稱】發(fā)〔〕號

6. 職能科室共同發(fā)文：【兩個科室首稱】聯發(fā)〔〕號（如下）

(1) 醫(yī)務處、護理部：醫(yī)護聯發(fā)〔〕號

(2) 醫(yī)務處、藥學部：醫(yī)藥聯發(fā)〔〕號

(3) 醫(yī)務處、信息科：醫(yī)信聯發(fā)〔〕號

（三）正文：公文的內容。

（四）主題詞：與文件、制度主題詞表相一致，上級、平級、下級部門統(tǒng)一執(zhí)行一個標準的主題詞，杜絕隨意和盲目確定主題詞。

（五）抄送、抄報單位位于文件下端，主題詞之下。抄報上級部門的標明“抄報”；抄送平行部門、下級部門標明“抄送”。

（六）參考資料：文件制定應依據國家或各級政府的政策、法規(guī)編寫。

（七）文件管理：文件與數據有制定、修改時，各部門或科室文件管理人員應按文件審核流程進行審定并及時公布，以保持最新版的文件與數據。對于過時或廢止的文件與數據應同時予以移除。

三、 標準

（一）文件制定、更新、廢止規(guī)定

1. 文件制定、更新規(guī)定：

各項文件依據各委員會、各職能部門或科室的組織任務與管理運作需求，依規(guī)定格式擬訂、更新文件內容，先送 院長辦公室進行文件的形式審核，后送相關審核人審核，文件若在審核階段出現修改意見，須送回原擬定的部門或科室修改后再審核，批準頒發(fā)。

2. 文件廢止規(guī)定：

文件因不合時宜或業(yè)務變更而廢止時，由擬定部門提出申請，經相關審核人審核后廢止。

（二）文件版面及格式：

1. 首頁應套用《吉林國文醫(yī)院文件》紅頭字樣，版面一律采用 A4 紙縱向打印。

2. 頁邊距為：左右各為 2.5 厘米，上 2 厘米，下 2.5 厘米。

3. 頁腳應居中對齊標識頁碼，如：—1—。

4. 字體：標題使用宋體，二號字；正文使用仿宋，三號字；頁眉頁腳使用宋體，五號字；英文字體一律使用 Times NewRoman 字體。行距為單倍行距。

5. 主題詞：居左頂格，四號字仿宋加粗；抄送/報、發(fā)至：四號字仿宋，居左頂格。

6. 印章：印章位置應落在日期之上；當聯合發(fā)文需加蓋兩個印章時，兩個印章之間互不相交或相切，相距不超過 5 毫米。

四、 流程

（一）文件制定、更新流程

1. 文件應依據實際工作情況制定及撰寫，制定的內容需符合國家、省內及地區(qū)的法律法規(guī)。

2. 文件通過審批后，相關人員需依據流程操作。在文件內容已不符合醫(yī)院發(fā)展的要求時，需及時更新。

（二）文件廢止流程

1. 因業(yè)務變動或不符合現狀的文件，由執(zhí)行部門提出廢止。

2. 廢止的文件由院長辦公室或更新的部門負責收回。

3. 主管部門及院長辦公室需將廢止文件留存一份歸檔（包括紙質及電子檔），以備日后查閱。